سیستم سازی کسب و کار – سیستم سازی سازمانی
مشاوره سیستم سازی سازمانی خدمت دیگری از مجموعه پایا تجارت است که به کسب و کار های تولیدی و بازرگانی و … ارائه میشه. آموزش سیستم سازی کسب و کار در مجموعه ها و کسب‌وکارهای کوچک و متوسط واقعاً گره‌گشا و تأثیرگذاره و یکی از نکاتی هست که امروزه باید در هر کسب‌وکاری به آن توجه بشه. مشاوره سیستم سازی کسب و کار شامل تمام کارهاییست که برای بهینه سازی سیستم ها انجام میشه تا به مدیران کمک می‌کنه وابستگی کار به خودشون رو کاهش بدن که وقتی در محل کار نیستن امور سازمانی با کمترین نظارت و دخالت مدیر به خوبی پیش بره.
در ادمه توضیحاتی در مورد مراحل و اصول ارائه سیستم سازی در کسب و کار توسط مجموعه پایا تجارت دریافت خواهید کرد. با ما همراه باشید…
سیستم سازی کسب و کار چه ضرورتی دارد؟
اگر روند کاری شما با مشکل مواجه بشه و از روی قاعده و اصولی مشخص پیش نره، به‌زودی با شکست مواجه خواهید شد.
در حالت ایده آل تصور کنین شما صاحب یک کسب‌وکار سود آور و در حال رشد هستین. علاوه براین یه تیم قابل‌اعتماد هم دارین که تمام اعضا مثل خود شما به محل کار و کاری که انجام می‌دن متعهد و علاقه‌مندن. در کنار این موارد یک فرهنگ سازمانی مثبت هم ایجاد کردین. وقتی شما در مجموعه حضور دارین، سازمان مثل یک ماشین روغن‌کاری شده به بهترین حالت ممکن در حال کاره. کارمندان شما دقیقاً می‌دونن که شما چه انتظاری ازشون دارین و باید تحت چه استانداردی و با چه کیفیتی کار خودشان رو انجام بدن.
اما! وقتی از مجموعه دور هستید، روند کارهای سازمان چطور پیش میرن؟!
چالش اصلی همینجاست. قطعاً اوضاع و شرایط و عملکرد پرسنل فرق خواهد کرد (حداقل در بیشتر سازمانها). فاکتورها درست ثبت نمی‌شه. به خواسته‌های مشتری آنچنان اهمیت داده نمی‌شه. سفارش‌ها به‌موقع به مشتری نمی‌رسه و … . در وهله اول اجازه بدید یک موضوع را روشن کنیم. مشکل از کارمندان شما نیست. همانطور که در بالا گفتیم فرض بر اینه که اونا به‌اندازه شما به اهداف شرکت متعهدند. پس؟
پس مشکل کجاست؟
مشکل اینجاست که بهینه سازی سیستم ها انجام نشده و شما سیستم‌های کاری مشخص ندارین. یا اگه دارین، درست چیدمان نشدن. یعنی چی؟ یعنی روش‌های عملیاتی مدون که دقیقاً توضیح بدن چه کاری، چه موقع، چگونه و توسط چه کسی باید انجام بشه ندارین.
حالا تصور کنید که بهینه سازی سیستم ها انجام شده و کارها در سازمانتون بدون حضور شما به بهترین شکل انجام بشه. تصور چنین شرایطی واقعاً زیبا و دلچسبه. مگه نه؟ خیلی از مدیرا فکر میکنن که رسیدن به چنین شرایطی محاله! درصورتیکه هستن مدیرانی که باشهامت و تعهد به اجرای تغییرات لازم رسیدن و زندگی خودشون رو تغییر دادن.
پس مهم‌ترین ترین قدم اینست که تصمیم بگیرید و بخواهید این کار را انجام دهید.
معنی سیستم سازی چیست ؟
به این معنی نیست که یه ماشین داشته باشید که شما رو تحت تسلط خودش قرار بده، بلکه به معنی بهینه سازی سیستم ها و ایجاد یک ماشین خودکاره که شما بر آن مسلط باشید. تا بتوانید برای ارتقا کسب و کار خودتون ازش استفاده کنین.
سیستم‌سازی واقعی، یعنی ایجاد روش و عملکردی پایدار، انعطاف پذیر و مستند. برای اینکه چه‌کاری با چه منابعی و به چه روش و کیفیتی توسط چه کسی باید انجام بشه. تا در زمان مشخص‌شده تحویل داده بشه.
کاربرد مشاوره سیستم سازی چیست ؟
با سیستم سازی کسب و کار همه افراد در سازمان می‌دونن که دقیقاً چه‌کاری رو چگونه و در چه زمانی باید انجام بدن. با بهینه سازی سیستم ها هیچ جلسه‌ای بدون نتیجه‌گیری برگزار نمی‌شه و سیاست پیچیده‌ای برای انجام کارها وجود نداره. همچنین هیچ زمانی تلف نمی‌شه. تمام این کارها در این راستا انجام میشه که چرخ سازمان به بهترین شکل ممکن بچرخه.
با سیستم سازی کسب و کار هر زمان که یک مشکل یا چالش ایجاد بشه، جواب مشخص خواهد بود. ” یک سیستم برای رفع آن چالش وجود داره”.
اجرای آن، وقت شما رو آزاد می‌کنه. درحالی‌که نبود اون می‌تونه یک سری کارهای بی‌پایان ایجاد کنه که جلوی موفقیت شما و کسب‌وکارتون رو بگیره.
مزایای آموزش سیستم سازی کسب و کار چیست ؟
- کاهش هزینه‌ها
- بهبود و افزایش کارایی
- عدم وابستگی مجموعه به فرد
- بهبود ارتباطات داخلی
- مشخص شدن ضرب العجل ها
- آزاد شدن وقت مدیران
سایر مزایای سیستم سازی سازمانی چیست ؟
تنها راه گارانتی کیفیت خدمات و محصولات، ایجاد سیستمی برای تضمین کیفیته که عملکرد هر بخش رو به‌درستی بررسی کنه. وقتی این کار به معنای واقعی انجام بشه، باعث آزاد شدن وقت مدیران ارشد و مالکین برای کار کردن روی جنبه‌های مهم‌تری در سازمان خواهد شد.
تمرکز روی حوزه هایی مثل استراتژی‌های بنیادی سازمان و یا حتی خلق محصول جدید و اجرای تغییرات لازم در زمان مناسب باعث میشه تا بتونین در راستای اهداف استراتژیک سازمان گام بردارین.
چرا مدیران سیستم سازی نمی‌کنند؟
خیلی از مدیران وقتی این کلمه به گوششون میرسه، این تصور براشون بوجود میاد که قراره با تعداد زیادی جلسه پشت‌هم، کاغذبازی و کلی موارد برای انجام روبرو بشن. که عموماً هم تا جلسه بعد انجام نمی‌شه و فقط موارد بیشتری اضافه میشه.
درمجموع عموم مدیران فکر میکنن که سیستم‌سازی فقط یک روند درهم‌وبرهم و پیچیده ست که قراره اداره امور رو سخت‌تر کنه. اما برعکس؛ به این معنی نیست که شما باید خیلی درگیر سازمان بشین. یا در همه کارها و رویه‌ها حضورداشته باشین. یا زمانتون انقدر پر بشه که نتوانید هیچ کار مفید دیگه ای رو انجام بدین!.
اصلی ترین مزیت مشاوره سیستم سازی سازمانی ” آزادی زمان مدیران ” است.
از طرفی، باید در نظر داشته باشین که این سیستم‌ها باید به‌طور مداوم بررسی بشن. حتی در شرایط خاص، دوباره تدوین بشن و بهینه سازی سیستم ها انجام بشه. موفقیت در اجرای مداوم و منظم است، اون رو به بهترین شکل ممکن انجام بدین تا موفقیتتون تضمین بشه. بعدازاینکه تصمیم به این کار گرفتین، تمام پل‌های پشت سرتون رو خراب کنین. که هیچ‌وقت هیچ‌کس نتونه به روند قبلی برگرده.
مطمئن باشین این راهی که قراره برین ارزشمند بوده و قطعاً در این راه مخالفت‌هایی در پیش خواهید داشت. اما امیدتونو از دست ندین. خیلی از کسب‌وکارهای کوچک با تعهد به این روش تونستن به اهداف تجاری خودشون دست پیدا کنن و با بهینه سازی سیستم ها رشد فوق‌العاده‌ای رو برای خودشون رقم بزنن.
برای بهینه سازی سیستم ها باید تحت هر شرایطی روی هدفتون که همون “سیستم‌سازی ” هست، متمرکز باشین. مهم نیست چه اتفاقی میفته، شما باید به رویای خودتون دست پیدا کنین. رؤیای آزادی زمان برای انجام تمام کارهایی که تا الآن وقت انجام دادنش رو نداشتید.
