سیستم سازی کسب‌وکار مزایای فراوانی دارد. منظور از سیستم سازی، بهینه کردن افراد، اسناد و ابزار است تا بتوانیم با کمترین دخالت در کسب‌وکار، تمام کارها به‌خوبی و بدون اشتباه پیش برود.
این کار نیاز به صرف وقت و انرژی دارد و شاید برخی از کارآفرینان قانع نشوند که این تلاش ارزشش را دارد. در ادامه به 5 مزیت مهم سیستم سازی می‌پردازیم.
1. کم شدن اضطراب شما!
اضطراب در محل کار معمولا نتیجه نداشتن کنترل بر کارها و فرایندها است. اگر مشتری زنگ زده و سوالی می‌پرسد که بخش پشتیبانی شما پاسخش را نمی‌داند، اضطراب شما بیشتر خواهد شد. اگر بدانید همکاران شما درباره محصول توضیح اشتباهی می‌دهند، اضطراب می‌گیرید. اگر مشتری شدیدا اعتراض می‌کند و از قبل فکر نکرده‌اید چگونه به او پاسخ بدهید، اضطراب می‌گیرید.
اگر بدانید همه‌چیز تحت کنترل است و همه همکاران با توجه به دستورالعمل‌هایی که به آن‌ها داده شده عمل می‌کنند، اضطراب کمتری خواهید داشت. همچنین اگر از خارج محل کار به تمام اطلاعات کلیدی دسترسی داشته باشید، حس خوب کنترل بر کسب‌وکارتان باعث آرامش می‌شود.
2. داشتن وقت کافی
بسیاری از مدیران در طول روز کارهایی انجام می‌دهند که اصلا کار یک مدیر نیست. اگر اغلب کارهایی که در روز انجام می‌دهید، توسط کارمندان خوب قابل انجام است، باید هرچه زودتر آن کارها را ترک کنید و به افراد مناسب واگذار کنید. دلیل واگذار نکردن معمولا بی‌توجهی به سیستم سازی است. اگر شما قبل از واگذاری کارهای مهم، دستورالعمل‌هایی درست کنید و همچنین روشی برای ارزیابی کار واگذار شده تعریف کنید، بیش‌ازحد نگران واگذاری کارها نخواهید بود.
شما اگر به‌جای انجام کارهای غیرمدیریتی، بیشتر بر بهبود سیستم کسب‌وکارتان تمرکز کنید، خیلی زود وقت زیادی خواهید داشت که می‌توانید برای استراحت، تفریح یا حتی توسعه بیشتر کارتان استفاده کنید.
یکی از مهم‌ترین کارهای یک مدیر، فکر کردن است! اگر همیشه درگیر کارهای ریز و درش باشید، فرصت کافی نخواهید داشت تا در آرامش فکر کنید و راهکارهای جدید بیابید.
3. کنار گذاشتن ریز مدیریت
اگر مطابق اصول سیستم سازی، فرایندها را به‌درستی طراحی نکرده باشید، مجبور هستید در تمام جزئیات کارهای همکاران دخالت کنید تا مطمئن شوید کارها درست و با دقت کافی انجام می‌شود. اگر هر چند دقیقه یک‌بار کار کارکنان را بررسی می‌کنید، هیچ‌گاه نمی‌توانید کارهای بزرگ انجام بدهید؛ چون درگیر ریز مدیریت هستید و فرصت نخواهید داشت به پروژه‌های بزرگ بپردازید.
4. رشد کسب‌وکارتان
رشد سریع کسب‌وکارتان به کیفیت فرایندهایی وابسته است که برای بازاریابی، فروش و توسعه استفاده می‌کنید. اگر روال دقیق و مشخصی برای تبلیغات و فروش محصولات دارید، می‌توانید با تبلیغات بیشتر کارتان را توسعه بدهید. بسیاری از کسب‌وکارها حتی اگر تبلیغات موفقی دارند، تمام جزئیات لازم را ثبت نمی‌کنند تا بعدها بتوانند دقیقا همان فرایند را تکرار کنند و نتیجه مطلوبی کسب کنند.
اگر برای بسته‌بندی و ارسال سفارشات فرایند دقیق و مشخصی دارید، اگر تعداد سفارشات بیشتر شد، با مشکل مواجه نخواهید شد. اگر فرد جدیدی به تیم اضافه شود، دقیقا می‌داند کار بسته‌بندی و ارسال را چطور باید انجام بدهد.
5. کاهش خطاها در کسب‌وکار
خطاها در کسب‌وکار بسیار پرهزینه هستند! خطاها نسبت مستقیمی با هزینه‌ها دارند. هرچه تعداد خطاها در کسب‌وکار بیشتر باشد، هزینه مادی و زمانی بیشتر صرف می‌شود تا این موارد جبران شود. همچنین خطاها باعث بیشتر شدن زمان انجام کارها می‌شود. همچنین خطاها ممکن است باعث خدشه‌دار شدن اعتبار ما پیش مشتریان شود. یکی از اهداف مهم سیستم سازی، کاهش امکان بروز خطا و همچنین کم کردن عواقب خطاها است. هرچه مقیاس کسب‌وکارتان بزرگ‌تر شود، خطاها می‌تواند خطرناک‌تر و مخرب‌تر باشد.
در این مقاله به 5 دلیل کلیدی پرداختیم که چرا باید یادگیری و اجرای سیستم سازی را هرچه زودتر شروع کنید. پس هرچه زودتر اقدام کنید تا بتوانید کسب‌وکاری سیستمی داشته باشید و از نتایج آن لذت ببرید.